Срок хранения дел

Транскрипт

1 ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ О порядке и сроках архивного хранения судебных дел Инструктивно-методическое письмо от 25 июля 1997 г. Москва

2 Председателям федеральных арбитражных судов субъектов Российской Федерации О порядке и сроках архивною хранении судебных дед В соответствии с совместным решением Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральной архивной службе России от 25 марта 1997 т. «Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел» направляется подготовленное Управлением делопроизводства Инструктивно-методическое письмо «О порядке и сроках архивного храпения судебных дел». Прошу организовать изучение данного письма в аппарате арбитражного суда, обеспечим четкий порядок работы с судебными делами и документами, подлежащими храпению в архиве суда, а также и судебных составах и структурных подразделениях.

3 О порядке и сроках архивного хранения судебных дел Инструктивно-методическое письмо Решением Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 14 марта 1997 года I и последующим совместным решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральной архивной службе России и Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 марта 1997 года «Об изменении сроков хранении судебно-арбитражных дел» определены новые сроки хранения судебно-арбитражных дед и копий судебных решений, для которых ранее был установлен единый срок хранения — 3 года после вынесения последнею решения по судебному делу (статьи 😯 и 85 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств к других учреждений, организаций, предприятий; с указанием сроков хранения», М, 1989). Применительно к категориям дел, подведомственность и подсудность которых определены в статьях 22 и 24 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации 1995 года, установлены новые сроки архивного хранения для судебно-арбитражных дел, последние решения по которым принимались начиная с 1 января 1995 года, а также для хранения судебных определений, кассационных и надзорных производств, связанных с этими судебными делами Исключение составляют судебные дела, рассмотренные в годах на Пленуме, а в последующем па Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, а также копии судебных решений по всем категориям спором, рассмотренных начинам с 1992 года. Для этих судебных

4 дел и копий судебных решений указанный период отсчета определен исходя из года обратили им системы арбитражных судом, создания и начала действия Пленума и Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. Судебные дела, копии или подлинники судебных решений, подлежащие хранению в архиве арбитражного суда I. Постоянному хранению подлежат следующие судебные дела и копии судебных решений: 1.1. Дела, рассмотренные Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации: по экономическим спорам между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, между субъектами Российской Федерации; дела о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, не соответствующих закону и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан. Дела указанных категорий передаются на государственное хранение архивом арбитражного суда спустя 15 лет после вынесения последнего решения но ним (см. «Основные правила работы ведомственных архивом», М., 1988, раздел 13, пункт ) Дела по всем категориям споров, рассмотренные на Пленуме ( г.г.) и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. Указанные дела после получения из Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации передаются в соответствующий судебный состав

5 (судье), при необходимости докладываются руководству арбитражного суда. По окончании ознакомления с возвращенным делом оно незамедлительно перелается в архив арбитражного суда. В архиве суда эти дела должны находиться на хранении 10 лет, затем они оформляются для передачи на госхранение по установленной форме (см. «Основные правила работы ведомственных архивов», М., 1988, раздел 13) Копии судебных решений по всем категориям споров, рассмотренных начиная с 1992 года. По истечении установленных сроков хранения судебных дел в архиве арбитражного суда и при отборе дел на уничтожение из этих дел изымаются судебные решения (подлинники пли копни), а также другие документы, касающиеся исполнения или отмены решения (кассационная жалоба, апелляция и т.д.). Они подшиваются вместе с решением суда но первой инстанции в хронологическом порядке. Изъятые из дел судебные решения и другие документы подшиваются в папки — дела, предусмотренные номенклатурой, по 250 листов. Хронологическая последовательность размещения судебных документов в папках определяется специалистами архива суда. Этим папкам присваивается номенклатурный индекс и они входят в номенклатуру архива суда. Если сформированы две папки и более, им присваиваются порядковые номера. Эти судебные документы последующей сдаче на госхранение не подлежат. Поскольку судебные дела, передаваемые на госхранение, к последующей выдаче из государственного архива не подлежат, при передаче на госхранение судебных дел, упомянутых в пунктах 1.1 и 1.2 данного письма, в архиве арбитражного суда оставляются копии судебных актов из этих дел.

6 6 Указанные копии формируются в папки (номенклатурные дела) отдельно от судебных документов но другим категориям дел. Им также присваивается номенклатурный индекс, они входят в номенклатуру архива и хранятся и архиве арбитражного суда постоянно, на сохранение указанные материалы не передаются. Копни процессуальных документов, остающиеся в судебных составах, подразделениях суда, в соответствии с утвержденной для них номенклатурой дел хранятся в течение установленных ранее сроков, то есть 3 года, а затем подготавливаются к уничтожению специалистами по делопроизводству этих судебных составов и подразделений по согласованию с архивом арбитражного суда. 2. Со сроком «10 дет ЭПК» подлежат хранению судебные дела, рассмотренные арбитражными судами: о признании права собственности; об истребовании собственником или иным законным представителем имущества чужого незаконного владения; о нарушении прав собственника или иного законного владельца не связанном с лишением владения: об установлении фактов, имеющих важное значение в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности (об установлении фактов, имеющих юридическое значение); о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, не соответствующих законам и иным нормативным правовым актам и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан; об обжаловании отказа в государственной регистрации либо уклонения от государственной регистрации в установленный срок организации или гражданина и в других случаях, когда такая регистрация предусмотрена законом. Понятие «10 лет ЭПК» означает, что срок хранения подпадающей под него определенной категории дел может быть изменен по предложению экспертной комиссии (ЭК) арбитражного суда, если ЭК сочтет необходимым увеличить срок хранения для наиболее актуальных и значимых категорий дел, вынесенные судебные акты по которым могут имеь важное правовое значение для обеспечения юридической зашиты прав и

7 законных интересов организаций и граждан, содействия укреплению законности и предупреждению правонарушений в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности. Предложения ЭК арбитражного суда вносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего управления Федеральной архивной службы России, представитель которого входит в состав ЭК арбитражного суда и является куратором архивного делопроизводства в конкретном арбитражном суде в соответствии с

8 8 «Основными правилами работы ведомственных архи-нон» (М., 1988, раздел 3, пункт.1.2.8). Протокол заседания ЭПК арбитражного суда оформляется по установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов» форме (раздел 3. пункт , см. приложение I к настоящему письму) и представляется н ЭПК соответствующего управления Федеральной архивной службы России для утверждения. 3. Со сроком три года подлежат хранению следующие дела: о разногласиях по договору, заключение которого предусмотрено законом или передача разногласий по которому на разрешение арбитражного суда согласована сторонами; об изменении условий или о расторжении договоров; о неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств; о возмещении убытков; о взыскании с организаций и граждан штрафов государственными органами, органами местного самоуправления и иными органами, осуществляющими контрольные функции, если федеральным законом не предусмотрен бесспорный (безакцептный) порядок их взыскания; о возврате из бюджета денежных средств, списанных органами, осуществляющими контрольные функции, в бесспорном (безакцептном) порядке с нарушением требований закона или иного нормативного правового акта; о признании не подлежащим исполнению исполнительного или иного документа, по которому взыскание производится в бесспорном (безакцептном) порядке; и другие дела, подведомственные арбитражным судам и не упомянутые в пунктах 1 и 2 данного раздела.

9 Производства по судебным делам, судебные акты и их копии, подлежащие хранению в судебных составах или подразделениях арбитражного суда 1. Со сроком пять лет подлежат хранению следующие производства: производства по делам, рассмотренным в кассационной инстанции; надзорные производства по заявлениям и протестам о пере- смотре дел в порядке надзора. 2. Со сроком один год подлежат хранению следующие судебные акты и их копии: определения об отказе в принятии или о возвращении искового заявления, или об оставлении иска без рассмотрения; копии определений и постановлений по жалобам и делам, рассмотренным в апелляционной инстанции. Общие вопросы архивного делопроизводства Судебно-арбитражные деда после принятия последнего решения по ним подготавливаются непосредственно в судебном составе для передачи в архив суда по правилам, изложенным в разделе 22 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации «Передача дел на архивное хранение». Передача судебных дел в архив суда производится только по сдаточной описи, составляемой в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются специалистом по делопроизводству судебного состава, подготовившим дела к сдаче и архив, и в обязательном порядке визируются (согласовываются) председателем судебного состава (судьей). После принятия дела первый экземпляр сдаточной описи остается в архиве суда, второй хранится в судебном составе. Оба экземпляра должны быть подписаны заведующим (специалистом) архива, принявшим дела.

10 10 Вся техническая работа при оформлении дел для передачи в архив суда (нумерация листов дела, составление внутренней описи, переплет дела и т.д.) должна быть выполнена специалистом судебного состава в точном соответствии с разделами 19 и 20 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации. Особое внимание специалисты архива должны уделить полистной проверке принимаемых судебных дел. В судебном деле должны быть все документы, внесенные во внутреннюю опись, которая заверяется подписью специалиста судебного состава. Если из дела были выданы какие-либо документы, указанные во внутренней описи, об этом должна быть сделана соответствующая отметка в графе внутренней описи «Примечание». В связи с установлением дифференцированных сроков хранения судебных дел сроки хранения проставляются только судьями на лицевой стороне обложки дела. Если судебное решение вынесено по различным категориям споров, то срок хранения не суммируется, а устанавливается применительно к категории дел, для которой предусмотрен максимальный срок хранения. Все судебно-арбитражные дела, последнее решение по которым было принято до 1995 года, за исключением дел, рассмотренных на Пленуме и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, хранятся по ранее установленному сроку -3 года. Из архива суда дело может быть выдано только по письменной заявке судей или руководителей самостоятельных структурных подразделений суда. Судебные дела, срок хранения которых истек, подготавливаются к уничтожению по акту (см. приложения 2, 3), который подписывается всеми членами экспертной комиссии и утверждается председателем экспертной

11 комиссии арбитражного суда. Подготовка к уничтожению дел включает в себя изъятие из судебно-арбитражных дед всех металлических предметов (скрепок, скоб) и упаковку дел в бумажные мешки. Вывозом на пункты переработки и сдачей мешков с делами занимаются липа, отвечающие за хозяйственное обеспечение суда. За отбор, подготовку к уничтожению судебно-арбитражных дел, составление и правильное оформление актов на уничтожение отвечает секретарь экспертной комиссии, то есть заведующий архивом суда или лицо, ответственное за ведение архивного делопроизводства суда. Управление делопроизводства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

Для решения судопроизводственных задач, время от времени возникает необходимость поднимать материалы конкретных уголовных производств. Именно для этого, так важно создать соответствующие условия для хранения материалов уголовных производств. Нужны специально отведенные места, где должностные лица по первому требованию, могли бы изучать материалы и принимать по ним объективные решения. Работой по хранению уголовных материалов, занимается архив, срок хранения уголовных дел в каждом случае отличается. Сроки хранения уголовных дел определяет экспертная комиссия. Ее участники оценивают степень их важности по конкретным параметрам, и принимают решение по дальнейшему хранению или уничтожению.

Нормативное регулирование

В 1999 году Судебным Департаментом ВС РФ был выдан приказ, в котором утверждались условия обеспечения сохранности, порядок сдачи, организация отбора, а также срок хранения уголовных дел в архиве суда. В следственном комитете, прокуратуре и структурах МВД созданы специальные инструкции по делопроизводству, строгой отчетности и хранению документов, в том числе находящихся на стадии оперативной разработки или следствия. Для должностных лиц существуют такие утвержденные правила:

  1. В период личного отсутствия на рабочем месте, все документы, которые содержат следственный процесс, сотрудник должен хранить в личном сейфе под замком или опечаткой. Ключ от сейфа передавать кому-то другому запрещено.
  2. Следственный орган может производить выдачу материалов посторонним организациям, только по разрешению прокуратуры.
  3. При передаче любых материалов в суд или в другую инстанцию заводится карточка, составляется детальная опись переданных материалов, и оформляется акт.
  4. Приостановленные дела в обязательном порядке сдаются в архив.

Если было утрачено дело, давность которого еще не истекла, будет инициирована служебная проверка, ведь утрата материалов дела равна утечке конфиденциальной информации. Виновного в случившемся, будет притянуто к уголовной ответственности.

Передача на конкретные сроки хранения уголовных дел в архиве осуществляется, после проверки всего производства, исполнения решения суда или вступления приговора в законную силу. Направляются в архив суда материалы с учетом таких моментов:

  • при заключении субъекта правонарушения под стражу, необходимо подтверждение территориального ОВД о состоявшемся факте задержания, а также сообщение исправительного учреждения о поступлении конкретного субъекта для отбывания, назначенного судом срока;
  • при вынесении приговора об условном осуждении субъект правонарушения должен находиться на учете в полиции, сведения об этом вносятся в соответствующие бумаги;
  • при назначении штрафа, после поступления исполнительного листа, ставиться в отметка о выполнении решения суда и выплате штрафа;
  • если назначены работы принудительного характера, необходима отметка о взятии на учет;
  • при запрещении занятия определенных должностей или ограничении передвижения, учет осуществляется до окончания указанного в приговоре срока, после чего ставят отметку и материалы отправляют в архив;
  • если суд избрал воспитательную меру для несовершеннолетнего, ему разъясняются последствия его поведения и происходит взятие его на учет, в деле делают заметку об окончании срока наблюдения.

Важно отметить, что при оправдательном приговоре за недоказанностью, уголовное производство в архив не сдают, его направляют прокурору для проведения последующих действий по установлению других причастных к правонарушению. При оправдательном решении, уголовное производство отправляется в архив сразу, после вступления приговора в силу.

Инструкция о сроках хранения информации имеется в судах, срок хранения зависит от размера наказания и от результата. По истечении срока хранения дела, если оно не представляет собой исторической ценности, подлежит уничтожению, но сам приговор по делу хранится постоянно. Приговор храниться в архиве суда, который ранее его выносил, так как именно в этот архив, могут обращаться за его копией заинтересованные лица.

Срок хранения уголовных дел существенно отличается, так как правонарушения, за которые назначено пожизненное заключение или материалы по особо тяжким преступлениям, хранятся в архиве суда первой инстанции постоянно. Архивный склад содержит материалы по тяжким преступлениям не больше 15 лет, материалы по производствам средней тяжести -10 лет, а историю преступлений небольшой тяжести хранят 5 лет.

Порядок востребования документов из архива

Ознакомиться с уже заархивированными материалами дела, могут люди, участвовавшие или заинтересованные в конкретном уголовном процессе, по предварительно поданному заявлению. Судебному председателю для получения разрешения, поднять бумаги из архива, следует представить документ удостоверяющий личность, и коротко охарактеризовать цель поднятия документации. Порядок предоставления информации из архива представлен следующими условиями:

  • при выдаче копии материалов дела, человек их получающий, должен составить расписку о получении, которую в последствие, приобщают к уголовному делу. Если копия документа отправляется почтовым отделением, то в уголовное производство пришивают копию письма, которое сопровождает отправление;
  • если копии материалов уголовного производства располагаются на нескольких листах, то каждый из них должен быть пронумерован и прошит. Нить подшивки выводят на обратную сторону последнего листа, заклеивают бумагой, на которой ставиться печать;
  • подлинные документы, которые пришиты к уголовному делу, могут извлекаться только по решению председателя суда, но при этом, копия этого же документа, обязательно должна оставаться в материалах дела. Это же касается извлечения вещественных доказательств;
  • выдача повторных копий необходимых документов, хранящихся в архиве, проводиться только после уплаты госпошлины.

Что касается выдачи для ознакомления материалов дела из архива сотрудникам следственного органа или прокуратуры, то им не нужно составлять заявление и придерживаться вышеуказанных правил. Достаточно предъявить работнику архива свое удостоверение, подтверждающее полномочия.

Особенности хранения уголовных дел

Огромное значение в хранении уголовных дел играет организация архивного помещения. Важные материалы уголовных дел будут передаваться в архив, только если он отвечает установленным на законодательном уровне, нормам.

В помещении суда должно быть выделено отдельное, полностью изолированное помещение, без примыкания к дымовыводящим конструкциям, размещению печатных установок и санитарно-коммуникационным отделениям здания. На окнах должны быть смонтированы решетки, а на запасном и основном входах, должны стоять металлические двери. В помещении архива должно предусматриваться освещение только электричеством, но в этом же помещении, должна быть комната с естественным освещением для организации работы следователя с материалами. Самой важной частью организации архива есть установка пожарной сигнализации и средства оперативного пожаротушения. Среди требований к содержанию архивных документов, также отмечают:

  • температурный режим в архивном помещении, должен держаться в пределах 14 -20 градусов;
  • влажность воздуха должна быть не менее 50% и не более 60%;
  • постоянно должны проводиться мероприятия по предупреждению проявления плесени , грибка, паразитов, мышей и крыс;
  • регулярно должна проводиться влажная уборка и отчистка от пыли полок и самих архивных папок.

Размещение материалов организовывается с использованием специальных стеллажных конструкций для размещения картотек. Размещают стеллажи на некотором удалении от стен, касание материалов дела к поверхности стены может негативно сказаться на сохранности документа. Каждый стеллаж и шкаф номеруется с использованием определенного рода указателей, которые будут содержать информацию о номере регистрации дела и дате принятия решения судом. Подобная организация существенно упрощает поиск нужного дела при необходимости.

Соблюдение всех вышеуказанных правил, позволяет гарантировано сохранить материалы по уголовным делам на необходимые для их использования сроки, без порчи и искажения их содержимого. Если материалы, срок давности которых не истек, пропадут из архива или будут испорчены, к ответственности привлекут сотрудник архива, в обязанности которого входило наблюдение за сохранностью важных документов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *