Служебная записка на доплату

Как оформляется возложение обязанностей на время отпуска

Рано или поздно каждый сотрудник компании уходит в отпуск (ст. 114 ТК РФ). И если отсутствие одного пройдет для организации безболезненно, то отсутствие других может привести к остановке предприятия. Руководитель, конечно же, может в устной форме предупредить преемника о выполнении им большего объема обязанностей или возложении на него ряда новых обязанностей.

Но при устной договоренности сотрудник остается не защищен. И устная договоренность не предусматривает легитимность предложенных условий, к примеру, замещающий сотрудник не сможет подписывать документы за основного работника.

Общеприменимый термин “возложение обязанностей” в Трудовом кодексе не содержится. И поэтому простого распоряжения директора с формулировкой: “Приказываю возложить обязанности временно отсутствующего сотрудника…” не будет достаточно для подтверждения полномочий.

Вся процедура оформления — дело хлопотное и трудоемкое. К примеру, необходимо получить согласие работника, на которого эти обязанности должны быть возложены. Поэтому в большинстве случаев работодатель просто решает переждать время отпуска основного сотрудника.

Но, если без этого обойтись все же не представляется возможным, законодательство предусматривает несколько вариантов оформления:

  • временный перевод;
  • временное совмещение;
  • внутреннее совместительство;
  • внешнее совместительство;
  • срочный трудовой договор.

Прежде чем приступить к процедуре оформления, стоит оценить квалификацию заместителя, она должна соответствовать замещаемой должности.

Виды возложения обязанностей

Служебная записка о возложении обязанностей на период отпуска — безусловно первый документ, который требует оформления. Однако, в зависимости от выбранного вида оформления отличается и комплект документов.

Наиболее часто используется временный перевод и временное совмещение. Перевод оформляется в том случае, когда замещающий сотрудник полностью переключается на новую должность, а работу по основной не выполняет. Тогда как совмещение предполагает труд сразу по двум специальностям.

Временный перевод может быть оформлен на срок до 1 года и заканчивается датой выхода основного сотрудника. Основным условием такого перевода является согласие обеих сторон (ст. 72.2 ТК РФ).

Совмещение может оформляться как по его специальности, так и по другой, и также требует согласия работника (ст. 60.2 ТК РФ).

Совместительство, как внешнее так и внутреннее (ст. 282 ТК РФ) применяется гораздо реже, чем предложенные выше варианты. Оно требует куда большего количества документов. И является по своей сути трудоустройством нового сотрудника со всеми вытекающими последствиями. К тому же принимать в компанию внешнего совместителя на столь короткий срок, как отпуск, крайне нерационально — он не успеет вникнуть в специфику компании и во все ее текущие потребности.

Другая ситуация складывается, если компания — холдинг, и имеет в своем составе множество ЮЛ, которые трудятся фактически единым коллективом. В такой ситуации внешнее совместительство может хоть как-то быть оправдано.

Применение срочного трудового договора имеет еще более ограниченный круг ситуаций. Так этот вид не используется при обычном очередном отпуске основного сотрудника, т.к. он все же очень непродолжительный. Его рационально использовать при более длительном отсутствии основного работника (декрет, продолжительная болезнь и т.д.).

Справочник кадровика в подарок!

Скачать журнал в PDF

Можно ли возложить на работника дополнительные обязанности и как это сделать?

С данных реквизитов необходимо начинать составление приказа.

  • Причина. Далее по тексту документа необходимо указывать причины возложения обязанностей.
  • «В связи с нахождением в очередном оплачиваемом отпуске кассира Ивановой А.И.» Что делать при банкротстве ООО? План действий и рекомендации есть в этой публикации.

    1. Обязанности, которые возлагаются. Данный пункт необходимо изложить подробно, указав в каком объеме и какие обязанности возлагаются на лицо.

    «Возложить на бухгалтера Смолину А.П. выполнение обязанностей кассира в течение установленного трудовым договором рабочего времени за дополнительную оплату».

    1. Условия оплаты. Как правило, если обязанности выполняются в полном объеме, то размер оплаты устанавливается в размере оклада отсутствующего работника, если трудовые функции выполняются частично, то соразмерно объему выполняемой работы.

    «Установить Смолиной А.П.

    Как возложить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника на другого и оплатить дополнительную работу

    Близится сезон отпусков, и нужно позаботиться о том, чтобы уход работников в отпуск не привел к сбоям в деятельности организации.

    Рассмотрим, как распределить обязанности временно отсутствующего работника. Время выполнения дополнительной работы В течение рабочего дня наряду с основной работой За пределами рабочего дня, но не более 4 ч в день В течение рабочего дня с освобождением от основной работы Дополнительное соглашение к трудовому договору Отдельный трудовой договор Дополнительное соглашение к трудовому договору Определяется по соглашению между работником и работодателем Оплачивается: (или) пропорционально отработанному времени; (или) в зависимости от объема выполненной работы; (или) на условиях, определенных трудовым договором Оклад (тарифная ставка) по выполняемой работе Вносится по просьбе работника Советуем руководителю Замещение — наиболее удобный способ возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого сотрудника.

    Ведь работник выполняет дополнительные обязанности наряду со своими в течение рабочего дня.

    Должности временно отсутствующих работников, по которым допускается замещение Исполняющий обязанности временно отсутствующего работника Старший бухгалтер, бухгалтер Старший инспектор по кадрам Предупреждаем кадровика С работником, временно замещающим другого, нужно заключить дополнительное соглашение. Одного приказа недостаточно. Дополнительное соглашение к трудовому договору от 12 марта 2007 г. N 31-ТД Шаг 3. Составляем приказ о замещении Работника нужно ознакомить с этим приказом под роспись.

    Общество с ограниченной ответственностью «Сезон» Генеральный директор ООО «Сезон» ————— Смирнов А.А. ————— Рябова И.Н. 20 мая 2011 г. ————— Филиппова К.Б.

    20 мая 2011 г. Пример. Расчет доплаты при замещении То есть в настоящее время установление доплаты руководящему составу организации за время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника по должности остается на усмотрение работодателя.

    Возложение обязанностей

    Действующие лица процесса возложения обязанностей одного работника на другого:

    • непосредственные начальники отсутствующего сотрудника и заместителя (или один начальник, если замена происходит внутри одного отдела);
    • работник-заместитель;
    • генеральный директор;
    • кадровик.

    За возложение обязанностей отвечает ст.

    151 Трудового кодекса РФ. Она короткая: Статья 151.

    Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.

    Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).

    Отпуск – вещь планируемая. Всегда заранее известно, в какие дни работника не будет на месте.

    Поэтому непосредственному начальнику отправляющегося отдыхать сотрудника нужно заранее написать служебную записку на имя руководства с просьбой о замене. Приведем пример текста служебной записки (картинка кликабельна): На что следует обратить внимание: Служебная записка получает положительную резолюцию генерального директора и отправляется в отдел кадров, который готовит приказ. Аналогично оформляется возложение обязанностей на время командировки.

    Если работник заболел, то алгоритм действий примерно такой же. Отличие всего одно: поскольку неизвестно, сколько будет болеть наш коллега, во всех документах пишется только дата его ухода на больничный.

    Пример текста служебной записки (картинка кликабельна):

    Ни в коем случае не забываем знакомить работников с приказами!

    Возложение исполнения обязанностей: вопросы без ответов?

    Издаются два приказа: на отпуск сотрудника и на передачу его обязанностей другому с освобождением его от собственных. В некоторых случаях сложно отличить фактический перевод сотрудника от простого временного возложения обязанностей. Чтобы понять разницу, рассмотрим два примера.

    На 1,5 года была отпущена сотрудница, у которой недавно родился ребенок. Для ее замены была найдена другая работница предприятия.

    В этом случае как правило выполняют перевод вместо возложения обязанностей.

    1) Два приказа: на отпуск сотрудника и на возложение его обязанностей на другого; 2) Один приказ на отпуск сотрудника с указанием лица, которое временно будет выполнять его обязанности; 3) Два приказа: на отпуск основного работника и на временный перевод другого на место ушедшего в отпуск. Основанием для последнего

    И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04.

    04. 2019 до 15.04.2019 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

    Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — word:

    Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей.

    Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись. В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.

    Как работнику вменить дополнительные обязанности

    Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия.

    Если резолюция вышестоящего руководства положительна, сотрудник получает наказание, которое назначается в целях предотвращения возможности повторных ситуаций подобного характера. Но в некоторых случаях провинившийся сотрудник понимает и признает свою неправоту, вследствие чего исправляется и старается не допускать подобных неприятностей в дальнейшем. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

    Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода. Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных: Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

    ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго. Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей: Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:

    • значительно упрощает организацию труда;
    • снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
    • разграничивает ответственность;
    • устраняет дублирование схожих функций;
    • составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.

    Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:

    • вписываются в квалификационную характеристику;
    • обусловлены технической реорганизацией предприятия;
    • вызваны изменением условий труда.

    Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.

    Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

    Скачайте документы из статьи: Но при устной договоренности сотрудник остается не защищен. И устная договоренность не предусматривает легитимность предложенных условий, к примеру, замещающий сотрудник не сможет подписывать документы за основного работника.

    Но, если без этого обойтись все же не представляется возможным, законодательство предусматривает несколько вариантов оформления:

    • временный перевод;
    • временное совмещение;
    • внутреннее совместительство;
    • внешнее совместительство;
    • срочный трудовой договор.

    Прежде чем приступить к процедуре оформления, стоит оценить квалификацию заместителя, она должна соответствовать замещаемой должности.

    Служебная записка о возложении обязанностей на период отпуска — безусловно первый документ, который требует оформления. Однако, в зависимости от выбранного вида оформления отличается и комплект документов. Временный перевод может быть оформлен на срок до 1 года и заканчивается датой выхода основного сотрудника.

    Основным условием такого перевода является согласие обеих сторон (ст. 72.2 ТК РФ). Совмещение может оформляться как по его специальности, так и по другой, и также требует согласия работника (ст. 60.2 ТК РФ). Другая ситуация складывается, если компания — холдинг, и имеет в своем составе множество ЮЛ, которые трудятся фактически единым коллективом.

    В такой ситуации внешнее совместительство может хоть как-то быть оправдано. Справочник кадровика в подарок! Служебка на замещение на время отпуска не является обязательной.

    Но это удобный инструмент коммуницирования внутри компании. Ее не обязательный характер говорит и об отсутствии особых требований к ее составлению. Как правило, в крупных компаниях разработана унифицированная форма для удобства восприятия информации получателем.

    Такой документ помогает зафиксировать решения руководителей разных уровней и оперативно оформить все необходимые впоследствии документы. Служебка “прошу возложить обязанности на период отпуска” должна содержать обязательные реквизиты для оперативного принятия решений без уточнений:

    • кому и от кого;
    • причина замещения сотрудника;
    • даты замещения;
    • кандидат на замещение;
    • подпись составителя.

    Образец служебной записки на замещение на время отпуска Независимо от вида замещения потребуется заявление на возложение обязанностей на время отпуска. Разные виды заявлений требуются для выбранного способа замещения.

    Есть 14 проблем, с которыми в сезон отпусков сталкивается каждый второй кадровик. Редакция к каждой проблеме подготовила блиц-подсказку, а чтобы вы получали только нужную именно вам информацию, научила статью подстраиваться под вашу ситуацию.

    Тогда как при переводе и совмещении без заявления на исполнение обязанностей на время отпуска не обойтись. Образец заявление на замещение на время отпуска

    Приказ о возложении обязанностей: тонкости вопроса

    1. Можно временно перевести одного из коллег на должность отсутствующего в данный момент работника.
    2. Возложить его обязанности на другого сотрудника, причем свою работу он также должен выполнять.
    3. Пригласить человека со стороны. Он на время заменит основного работника.

    Существует несколько причин, по которым наниматель принимает решение о том, что определенный круг обязанностей в дальнейшем будет выполнять другой сотрудник:

    1. Основной работник отсутствует в данный момент по уважительной причине (отпуск, командировка и другие).
    2. Необходимо выполнять обязанности, соответствующие должности (профессии), которой нет в штатном расписании.
    3. Сотрудник совмещает работы по разным профессиям.

    В каждом из этих случаев должны поочередно выполняться следующие действия: Чтобы решить такой вопрос, не создавая конфликтов, необходимо соблюдать строгую последовательность указанных действий. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВЕТЕР» О возложении обязанностей механика В связи с отсутствием в штатном расписании предприятия должности главного механика

    1. Возложить обязанности главного механика на главного инженера Тимофеева А. В.
    2. Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой.

    Директор ООО «Ветер» Карпов И.

    И. Главный инженер __________ Тимофеев А.

    Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?

    Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.

    Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.

    Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:

    • Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
    • Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
    • Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
    • Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.

    Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

    Образец служебной записки на исполнение дел основного работника

    Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.

    Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.

    Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

    С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.

    В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:

    1. Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
    2. Дата оформления.
    3. Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
    4. Причина замещения сотрудника.
    5. Кто будет исполнять роль заместителя.
    6. От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.

    В компании может быть свой установленный образец служебной записки. Если же его нет, тогда документ будет иметь свободную форму, однако вышеописанные данные потребуется в него включить.

    Скачать образец служебной записки о замещении отсутствующего работника — word:

    Образец заявления о согласии

    Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.

    Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.

    Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.

    В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.

    Далее пишется название документа («Заявление»), после нужно изложить суть просьбы.

    Текст может выглядеть следующим образом: «В виду ухода в отпуск Иванова И. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2018 до 15.04.2018 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

    Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.

    Важно! Сам работодатель может направить работнику предложение о совмещении должностей на период замещения отсутствующего.

    В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.

    Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — word:

    Образец приказа

    Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.

    Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.

    Указывается, будет ли человеку делаться доплата, а также перечисляются дополнительные условия.

    Нужно указать, на каких основаниях создаётся приказ: служебная записка, личное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.

    Скачать образец приказа о возложении обязанностей на время отпуска — word:

    Как рассчитать доплату за совмещение должностей?

    Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.

    Существуют различные способы рассчитать сумму, которую придётся отдать сотруднику за дополнительную работу.

    Можно платить в зависимости от фактически выполненного объёма задач либо рассчитать деньги по отработанному времени.

    Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.

    Пример расчета

    Условия:

    • В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2018 года.
    • За этот период будет 10 рабочих дней.
    • Он имеет оклад 15 120 рублей.
    • На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
    • За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.

    Расчет:

    1. Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
    2. За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей.
    3. Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.

    По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретная сумма заранее прописывается в документах, поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.

    Если директор уходит отдыхать

    Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника.

    Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.

    В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.

    Чтобы переложить обязанности, директору понадобится издать приказ о временном исполнении задач руководителя замещающим сотрудником.

    В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.

    Образец приказа о возложении обязанностей генерального директора на время отпуска — :

    После того, как приказ вступит в силу, директор сможет уйти в отпуск. В это время вместо него будет выполнять задачи замещающий человек.

    Лучше всего, когда им выступает штатный заместитель, потому как у него обязанности на период отпуска директора будут прописаны в трудовом договоре. Однако можно выбрать и другого подходящего сотрудника компании.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *