Счетная ошибка при начислении заработной платы

Счетная ошибка при начислении заработной платы – что это такое

В первую очередь, счетная ошибка при начислении заработной платы – это любая ошибка, связанная с проведением процедур бухгалтерского учета и конкретного расчета зарплаты сотрудника. Наиболее часто имеют место счетные ошибки, вызванные неправильным проведением операций сложения, вычитания, умножения и деления. Однако неправильная отчетность в бухгалтерии может привести к негативным последствиям для всего предприятия – как к банальным излишним расходам на выплату зарплаты сотруднику, так и к невозможности свести всю отчетность и санкциям со стороны проверяющих органов при её сдаче.

Непосредственно российское законодательство напрямую не обеспечивает толкование понятия счетной ошибки, хоть оно и встречается в нормативных документах. Однако есть достаточно полноценные разъяснения, изложенные в Письме Роструда №1286-6-1 от 01.10.2012 и Определении ВС РФ от 20.01.2012 №59-В11-17.

Так, определяются в качестве счетных ошибок лишь следующие неправильные данные, соответственно которым была выплачена зарплата:

  • Ошибки, возникшие при проведении математических операций для вычисления размеров заработной платы и её начисления.
  • Ошибки, которые возникли по причине сбоя в компьютерных программах расчетов.

Иные ошибки при начислении зарплаты не относятся к счетным, а значит – работодатель не имеет возможности удержать чрезмерно начисленные суммы из заработной платы сотрудника. В случаях же, когда в результате ошибки трудящемуся была начислена меньшая зарплата, последний имеет право обратиться в инспекцию по труду или суд для получения причитающихся ему сумм, или же решить данный вопрос с работодателем в досудебном порядке. В случае судебного разрешения вопроса, сотрудник также может потребовать дополнительную компенсацию за задержку в выплате заработной платы, рассчитываемую в зависимости от сроков данной задержки.

Что не считается счетной ошибкой при начислении зарплаты

Как можно понять, есть ряд ситуаций, в которых возникновение излишне выплаченных работнику сумм происходит не по причинам счетной ошибки. Такие случаи относят к разряду несчетных ошибок. Например, таковыми можно считать:

  • Повторное перечисление сотруднику уже рассчитанной правильно выплаты.
  • Отсутствие при расчетах учета времени неоплачиваемого отдыха трудящегося.
  • Вычитание большей или меньшей суммы налога из заработной платы.
  • Ошибочная выплата премии, в том числе как неправильный расчет её размера, так и отсутствие прямого распоряжения руководства на выплату.

Отдельной категорией законодательство выделяет также технические ошибки – вызванные неправильным изначальным вводом данных или же низкой квалификацией бухгалтера. Возместить данные ошибки за счет сотрудника, получившего чрезмерно начисленные средства, предприятие не имеет возможности. Но организация может обратиться в суд для их взыскания с совершившего ошибку лица, или же с ответственных поставщиков оборудования или программного обеспечения, если ошибка произошла по их вине.

Если произошла ошибка, не имеющая счетного характера, работодатель вправе попросить у сотрудника возврата средств. Однако работник не обязан удовлетворять такую просьбу и может проигнорировать её без каких-либо правовых последствий для себя соответственно положениям статьи 1109 ГК РФ.

Счетная ошибка при начислении заработной платы – как удержать средства с сотрудника

Правовое регулирование удержания средств по счетной ошибке при начислении заработной платы обеспечивается положениями статьи 137 ТК РФ. В частности, право подобного удержания однозначно имеет место за работодателем, но с определенными ограничениями. Работодатель при этом не обязан удерживать данные средства с сотрудника, но имеет право сделать это во время предусмотренного законодательством периода.

Так, при происхождении подобных обстоятельств может быть проведено удержание из зарплаты. Но только в том случае, если ошибка при начислении заработной платы за прошлый период произошла на протяжении календарного месяца до фактического момента удержания. В противном случае, любе удержания подобного рода производить недопустимо.

При этом следует помнить о том, что удержание с заработной платы работника в любом виде допускается только при наличии его согласия или при наличии судебного решения, которое однозначно дает возможность работодателю произвести процедуру удержания средств. Следует также помнить о наличии определенных пределов удержаний из заработной платы, свыше которых проводить взыскания работодатель не вправе.

С процессуальной точки зрения, имеют место два варианта оформления удержания в случае счетной ошибки. А именно:

  • Получение разрешения у работника. Работодатель получает у сотрудника разрешение на проведение удержания средств, на основании которого издает распоряжение и направляет его в бухгалтерию.
  • Издание указа. Работодатель издает указ об удержании излишне выплаченных сумм сотруднику и доводит его до сведения трудящегося под роспись, после чего бухгалтерия проводит фактическое удержание средств.

Сроки исковой давности по удержанию из заработной платы составляют три года, однако сама процедура может считаться законной только если на момент фактического удержания с момента фактического чрезмерного начисления средств прошло не более одного календарного месяца.

Суммы, которые были выплачены работнику, но в итоге не были возвращены предприятию, должны в полной мере облагаться НДФЛ.

Взыскать деньги с сотрудника удастся в любом случае

Когда выдали зарплату больше положенной необходима принять ряд мер. Компания оказалась в такой ситуации, когда можно смело требовать от работника вернуть компании излишне выплаченную сумму. Именно требовать, а не просить, поскольку здесь сотрудник попросту обязан возместить возникшую переплату. Поясним подробно.

В данном случае работник получил больше, чем полагалось, из-за ошибки в расчетах Пусть не по вашей вине, а из-за сбоев в компьютерной программе. Тем не менее речь идет именно о счетной ошибке. А это как раз одна из тех ситуаций, когда излишне выплаченную зарплату можно взыскать с сотрудника, в том числе принудительно.

К слову, полный перечень случаев, в которых можно требовать с работника деньги обратно, назван в статье 137 Трудового кодекса РФ. Например, если бы ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Допустим, он подал в бухгалтерию недостоверные документы на стандартные налоговые вычеты и это обстоятельство впоследствии подтвердилось в суде.

А вот если бы организация (или программа) не ошиблась в расчетах, а, скажем, неверно истолковали нормы законодательства, требования были бы неправомерны. Тут уже работник может возместить переплату, только если сам того захочет (п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ). И даже обратившись в суд, выиграть спор вам вряд ли удастся. Аналогичный расклад будет, если компания ошибочно выплатит работнику зарплату дважды, предположим на карту и через кассу (подробнее об этом читайте комментарий юриста ниже).

Уведомите руководство и самого работника

Обнаружив счетную ошибку, не торопитесь тут же удержать лишнее из зарплаты сотрудника. Сначала о просчете сообщите руководителю составив докладную записку. А следом письменно уведомите и самого работника. Образец письма-уведомления мы разместили ниже.

Известите человека о сумме излишков (1) и назовите причину, из-за которой он получил больше денег (2). Советуем подчеркнуть в письме, что все дело в счетной ошибке. Кстати, для пущей убедительности можете приложить к уведомлению акт комиссии созданной из сотрудников компании, подтвердившей, что переплата произошла именно из-за ошибки в расчетах.

Далее предложите работнику вернуть сумму добровольно (например, в кассу) в конкретный срок (3). И здесь же поставьте его в известность: если он сам не захочет или не сможет внести требуемую сумму, бухгалтерия удержит ее из заработной платы сотрудника (4).

Обязательно ознакомьте работника с письмом под роспись (5). Так у вас на руках останется подтверждение того, что все необходимые процедуры компания соблюла, прежде чем принудительно взыскивать деньги с человека. Это на тот случай, если дело дойдет до суда.

Кто отвечает за переплату заработной платы

Здравствуйте, Борис!

В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законов или иных нормативно-правовых актов), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
— когда органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
— когда заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом;
— совершения счетной ошибки.
При этом не существует законодательно установленного определения понятия «счетная ошибка». К числу счетных ошибок относятся только те, которые допущены непосредственно при выполнении арифметических действий, то есть, связаны именно с подсчетами. Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются (определение Верховного суда РФ от 20.01.12 № 59-В11-17).

Таким образом, работодатель не имеет права по своей инициативе производить удержания в следующих случаях:
— если начисленные в пользу работника суммы ошибочно выплачены ему дважды;
— если начисление излишней суммы обусловлено ошибкой бухгалтера: заработная плата исчислена исходя из более высокого оклада (тарифной ставки), нежели установлен работнику в трудовом договоре; премия начислена в большем размере, чем указано в приказе на премирование; неправильно учтены в расчетах среднего заработка суммы премий; неверно произведена корректировка среднего заработка в связи с повышением в организации окладов (тарифных ставок) и пр.;
— если начисление излишней суммы заработной платы обусловлено ошибками в Табеле учета рабочего времени (например, дни временной нетрудоспособности отражены в Табеле как отработанные и т.п.).

Статьей 138 ТК РФ установлено, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 % заработной платы, причитающейся работнику.

В случае, когда переплата произошла вследствие несчетной ошибки, работник, которому была излишне выплачена заработная плата, не обязан возмещать сумму переплаты учреждению. В данном случае сумму переплаты должен возместить сотрудник, допустивший ошибку.

О чем речь

Для начала определим, о чем разговор. Итак, счетная ошибка при начислении заработной платы – это любая арифметическая оплошность. Такое определение предлагает Роструд в разъяснениях от 1 октября 2012 года № 1286-6-1. На него и будем делать акцент при рассмотрении вопроса.

Получается, что счетной следует называть ошибку, допущенную при арифметических вычислениях размера заработной платы.

ПРИМЕР
При вводе в программу исходных правильных данных произошел сбой. Результат оказался некорректным. Данные могут быть неверны и по причине влияния человеческого фактора.

Является ли счетной ошибка:

  1. возникшая в результате повторного перечисления месячной суммы заработка работодателем своему сотруднику;
  2. когда при расчете заработной платы не был учтен неоплачиваемый отдых работника;
  3. бухгалтерия сделала больше вычетов по подоходному налогу, чем положено сотруднику.

Такие ситуации, согласно определению Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 счетными признать нельзя. Дело в том, что они допущены не в ходе тех или иных математических вычислений.

Четкое разграничение понятия счетной и не счетной ошибки важно для того, чтобы работодатель в зависимости от этого мог предпринять соответствующие меры. В том случае, когда сотруднику выдали меньше денег, чем это было положено, недостающую сумму ему следует додать. В случае же необходимости удержания денежных средств действия работодателя будут различны в зависимости от вида допущенной ошибки.

Если при начислении заработной платы – счетная ошибка

Часть 2 статьи 137 ТК РФ гласит, что в этом случае переплаченную сотруднику сумму допустимо удержать.

Порядок действий работодателя регламентирует часть 3 это же статьи. Компания может сделать удержание, если сотрудник:

  1. не оспаривает такое решение;
  2. согласен с основанием для удержания и размером суммы.

Произвести удержание следует в течение 1 календарного месяца после переплаты.

Таким образом, сначала работодатель должен взять у сотрудника письменное разрешение на проведение обратной бухгалтерской операции. После этого – издать соответствующее распоряжение, на основании которого сделать удержание.

В этом случае можно поступить и проще. Работнику достаточно подписать изданный приказ об удержании средств из его заработной платы. При этом не обязательно оформлять отдельное письменное разрешение.

Часть 1 статьи 138 ТК РФ и разъяснения Минздравсоцразвития от 16 ноября 2011 года № 22-2-4852 указывают на следующий важный момент: размер удержанной суммы не может быть больше, чем 20% от выплаты работнику за вычетом подоходного налога.

Также см. «Сколько процентов от зарплаты может или должен составлять аванс».

А как же поступить, если работник не дает письменного согласия на удержание средств из-за счетной ошибки при начислении заработной платы? В этом случае на основании статьи 248 ТК РФ работодатель может идти в суд.

Неправильно начислили зарплату

Начисление заработной платы является непосредственной обязанностью работодателя или бухгалтера предприятия, так как от конечных цифр зависит соблюдение трудовых прав трудящегося гражданина, а также норм установленного законодательства. Если неправильно начислили зарплату, то действия работника должны основываться на получении положенных выплат или подтверждения существующих со стороны работодателя.

Особенности формирования заработной платы прописаны в ст. 21 Трудового кодекса РФ, в конечный вариант выплаты входят:

  • установленный оклад, а также любые другие системы оплаты трудового времени сотрудника предприятия;
  • премиальные выплаты, если таковые положены сотруднику за достижение каких-либо целей выработки и т.д.;
  • различные вычеты и удержания, включая алименты, штрафы или взыскания по любым исполнительным документам.

Различные выплаты и налоги, кроме подоходного, работодатель перечисляет из собственных средств фирмы. Порядок и сроки начисления и выплаты зарплаты происходят в рамках ст. 136 ТК РФ, данная статья устанавливает особенности формирования заработной платы, варианты ее начисления и нюансы назначения конкретных цифр.

Ответственность за какие-либо нарушения в выплате заработанных гражданином сумм несет или работодатель, или главный бухгалтер организации.

Так, в случае подтверждения нарушения в начислении заработной или иной платы работникам организации, ответственность может быть:

  • гражданско-правовой, при которой допустивший ошибку сотрудник организации возмещает полученные убытки из собственных средств или с помощью реализации собственного имущества;
  • материальной, при которой возмещение убытков по вине лица происходит из его заработной платы;
  • административной, в том числе, наложение штрафа;
  • налоговой, при которой действия виновника проверяются налоговыми службами, и случае умышленного нарушения он привлекается к ответственности;
  • уголовной, при существенном нарушении, которое повлекло за собой серьезные последствия не только для работника, но и для работодателя;
  • дисциплинарной, например, выговор или строгий выговор и т.д.

К виновнику сложившейся ситуации может применяться сразу несколько норм ответственности, например, административная, в качестве государственного наказания за совершенное деяние, дисциплинарная, в качестве наказания от работодателя, и материальная, для возмещения понесенных предприятием убытков.

Как происходит формирование зарплаты

Формирование размера ежемесячной заработной платы работника происходит в самом начале при первичном установлении трудовых правоотношений между ним и непосредственным работодателем.

Так, работник при трудоустройстве предоставляет не только документы для его дальнейшей регистрации на балансе предприятия, но и участвует в обсуждении:

  • условий договора, который должен быть заключен не только в рамках правового поля, но и с учетом пожеланий обеих сторон, а также с установлением особенностей выполнения трудовых обязательств;
  • трудовых обязательств и необходимых рамок для осуществления своих обязанностей;
  • режима работы и возможных его ослаблений в определенные периоды;
  • размера заработной платы и способа ее перечисления;
  • причин и условий расторжения трудового договора и других обстоятельств, напрямую касающихся работника и работодателя, и общего размера оплаты труда.

После обсуждения всех условий трудового договора руководство и будущий сотрудник подписывают его, исходя из норм трудового права и собственных амбиций, однако ни один договор не должен содержать положения прямо или косвенно противоречащие законодательству.

Оплата труда может осуществляться несколькими способами, в зависимости от которых формируется зарплатный фонд конкретного работника:

  1. Повременный способ – это особый вид оплаты труда, который напрямую зависит от фактически отработанного времени. Примером таких трудовых правоотношений могут служить частные няни, повара и т.д.
  2. Сдельный способ оплаты труда – вид зарплаты, при которой учитывается неотработанное время, а фактически произведенная продукция, например, промоутеры, ремонтники оборудования и т.д.
  3. Смешанный способ выплаты зарплаты – один из наиболее молодых и перспективных способов вознаграждения работников за выполненный труд, при такой системе учитывается и затраченное на работу время, и полученный конечный результат, чем быстрее и больше, тем выше зарплата. К таким работникам относятся программисты, веб-редакторы и другие лица, которые выполняют максимальный объем работы за короткий промежуток времени.

При формировании зарплатного фонда учитываются различные обстоятельства, влияющие на конкретный размер заработной платы.

Необходимые документы

Документальная составляющая является необходимым элементом для формирования доказательной базы ввиду неправильного начисления заработной платы работникам организации.

При неправомерном занижении или завышении заработной платы работником организации собираются следующие документы:

  1. Паспорт пострадавшего работника, так как для проверки обращения необходимы личные данные.
  2. Расчетный листок, в котором расписываются все начисления и отчисления по зарплате.
  3. Трудовой договор, как гарант установленных трудовых правоотношений, а также способ подтверждения установленного оклада.
  4. Заявление в тот орган, в который планируется обращение по факту нарушения. Оно пишется в свободной форме на имя руководителя организации.

Учитывается, что законодательством допускаются удержания из заработной платы в случае исполнения положений исполнительных документов, в том числе, соглашения на оплату алиментов или аналогичное решение суда, а также при взыскании средств по другим обстоятельствам.

По общему правилу допускается взыскание суммы, которая составляет не более 20% от суммы заработной платы, однако в некоторых случаях максимально возможный размер перечислений составляет 50%. В рамках ч. 3 ст. 137 ТК РФ удержание каких-либо средств из заработной платы допускается только при условии, если работник не оспаривает размеры или основания проведения таких манипуляций. При этом работодатель должен получить письменное согласие сотрудника на произведение удержания установленных сумм, в том числе, в случае выплаты зарплаты выше положенной суммы.

Куда обращаться

Решение проблем с неправильно начисленной зарплатой практически всегда ложится на плечи работника, особенно в случае с занижением зарплатных выплат.

Для работников, которые стремятся получить установленные законом суммы выплат, существует несколько вариантов для дальнейших действий:

  1. Мирный способ решения конфликта, при котором сотрудник обращается к работодателю с соответствующим заявлением и просьбой дать характеристику размеру полученной выплаты или осуществить перерасчет.
  2. Конфликтный способ, при котором решение проблемы осуществляется с привлечением дополнительных органов воздействия и контроля.

Зачастую конфликтный способ решения проблем с неправильным расчетом зарплаты влечет за собой увольнение недовольного сотрудника, так как работать в прежнем коллективе становится трудно.

Обратиться за защитой своих прав можно в следующие органы:

  1. Трудовая инспекция, занимающаяся непосредственной защитой трудовых прав работников.
  2. Прокуратура, в обязанности которой входит проверка и контроль за соблюдением норм трудового права в целом и правовых свобод сотрудников какой-либо организации.
  3. Судебные органы, позволяющие с помощью соответствующего обращения взыскать недоплаченные суммы, а также компенсацию морального вреда.

Заработная плата – это обязательный атрибут трудовых правоотношений; отсутствие выплат или недостаточность перечислений — веский повод обратиться в уполномоченные инстанции для защиты своих прав.

Недоплата по больничному

Особенности расчета выплат по больничному листу зависят от нескольких факторов, прямо влияющих не только на объем перечислений, но и на особенности их взыскания с определенных органов.

Так, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается:

  • из бюджета организации-страховщика, если больничный оформлен на срок, менее трех дней;
  • из бюджета Фонда социального страхования (ФСС), если больничный оформляется на срок более трех дней, начиная с четвертого.

В некоторых случаях ФСС начинает выплаты из собственного фонда с первого дня временной нетрудоспособности. Срок выплаты пособия ограничивается больничным периодом в течение всего времени, указанного в больничном листе, который предоставляется по месту работы.

Размер выплат определяется в рамках ФЗ №255-Ф3. Так, временно нетрудоспособный работник сможет рассчитывать на:

  • 60% среднего заработка, если его страховой стаж составляет менее пяти лет;
  • 80% среднего заработка, если стаж составляет от пяти до восьми лет;
  • 100% заработка, если стаж составляет более восьми лет.

В учет размера пособия входит не только стаж с последнего места работы, но и за предыдущие годы работы в других организациях. Средний заработок рассчитывается исходя из данных двух предыдущих календарных лет, без учета текущего года.

Если работником была обнаружена недоплата, он может обратиться к работодателю за получением расчетного листа по больничным выплатам и за получением объяснений по его содержанию.

Жалобу по поводу действий работодателя необходимо направлять в Фонд социального страхования, который проведет проверку действиям работодателя и, в случае необходимости, инициирует доплату сотруднику. При оформлении жалобы на работодателя, в ФСС подаются следующие документы:

  1. Заявление с указанием основания для формирования жалобы.
  2. Больничный лист или его копия.
  3. Выписка по страховому стажу, если таковая имеется. В случае ее отсутствия, ФСС может самостоятельно проверить стаж работника исходя из его персональных данных.
  4. Копия трудового договора и другие документы, которые имеют какое-либо отношение к назначению выплат.

Переплата сверх положенного

Завышенная заработная плата, которая выплачивалась работнику, не подлежит возврату со стороны работника, если он самостоятельно не проявляет такой инициативы. Все растраты организации возмещает виновное в повышенных выплатах лицо. Исключениями служат следующие случаи:

  1. Наличие счетной ошибки, если при сложении ежедневных цифр прибавилось что-то лишнее.
  2. Работник виновен в невыполнении трудовых норм.
  3. Работник виноват в простое организации.
  4. К неправомерному завышению выплат имеет отношение сам работник, если его действия повлекли такие последствия.

В иных случаях возмещение возможно при непосредственном согласии сотрудника организации на добровольное возмещение.

Неправильное начисление зарплаты – это вина работодателя или бухгалтера организации, вины работника в таком положении дел нет, если его действия не привели к наступлению таких обстоятельств. При неправильном подсчете зарплаты, работнику, для начала, необходимо обратиться в бухгалтерию и попросить объяснить политику начислений, а также взять расчетный лист. В большинстве случаев при получении разъяснений все вопросы отпадают сами.

В случае, если работодатель или бухгалтер все-таки ошиблись и признали ошибку, то в случае недоплаты они могут вернуть деньги при подсчете следующей зарплаты, а в случае излишне выплаченной работник может предложить взыскать с его следующей заработной платы необходимую сумму. Таким способом можно избежать конфликта интересов и остаться с работодателем в хороших отношениях.

При необоснованном отказе в предоставлении разъяснении или расчетных листов, а также, если бухгалтер или работодатель отказываются признавать наличие ошибки, нужно обратиться в уполномоченные органы для проверки их действий. Сначала стоит обратиться в Трудовую инспекцию и прокуратуру, которые инициируют проверку. Затем, в случае необходимости, нужно обращаться в суд для защиты своих прав уже самостоятельно.

Судебная практика по таким делам обширна и довольно специфична, так как в некоторых случаях виноваты сами работники, которые неправильно насчитали себе зарплату, а в некоторых — действительно вина лежит на работодателе. В каждом случае суд рассматривает все заявления сторон, изучает доказательную базу и почти всегда выносит справедливое решение.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *