Приказ о назначении экспертной комиссии

Создание комиссии

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.

Издание приказа

Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид:

ООО «Япония»

4.11.2017
г. Москва

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Сформировать комиссию со следующим составом участников:

Руководитель: Петров А.С. (гендиректор)
Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)

2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов.
3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.
4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) А.С. Петров

Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.

ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

Документальное оформление

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

  • Дата.
  • Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
  • Распоряжение.
  • Способ избавления от бумаг.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.

Акт об уничтожении

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

  • Способ избавления от документов.
  • Исполнитель, ответственный за мероприятие.
  • Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Как создать экспертную комиссию — образец приказа

Процедура уничтожения документов проводится после экспертизы имеющихся бумаг и сопоставления их со сроками хранения. Данную процедуру проводит экспертная комиссия, которую руководитель должен назначить своим приказом, его образец можно скачать внизу статьи.

Уничтожать документы можно в году, идущем после года истечения срока хранения бумаги. Задача экспертной комиссии — проверить, какие документы можно уничтожать, а какие подлежат дальнейшему хранению. Задача руководителя — назначить компетентных лиц в составе группы, которые способны грамотно провести отбор бумаг, подлежащих уничтожению.

То есть члены экспертной комиссии должны знать нормы законодательства в части установления сроков хранения дел и бумаг, должны понимать правила делопроизводство и представлять себе, из чего состоит процесс уничтожения. Не допустимо просто порвать ненужные документы и выкинуть их в мусорное ведро. Необходимо весь процесс задокументировать, саму уничтожающую процедуру проводить с помощью шредера самостоятельно или передать бумаги в специализированную компанию, занимающуюся утилизацией.

Работу по проверки бумаг следует провести на начало года, определить, по каким документам в прошедшем году закончились сроки хранения. Чтобы экспертная комиссия начала работу, руководитель создает ее с помощью приказа.

Как оформить приказ о создании экспертной комиссии

Текст не типовой, составляется каждым предприятием самостоятельно. Необходимо взять фирменный бланк компании, указать вверху слово «приказ», далее внести заголовок, например, «о создании постоянно действующей экспертной комиссии» или «о создании комиссии по экспертизе документов ООО «______».

Основание для составления приказа: «для определения сроков хранения документов, их отбора на архивное хранение или уничтожение».

Распорядительная часть:

  1. распоряжение создать экспертную комиссию в определенном составе — первым указывают председателя, далее каждый член по алфавиту (в состав комиссии рекомендуется включать представителей таких должностей, как бухгалтер, делопроизводитель, специалист кадровой службы, руководящие доложности);
  2. распоряжение осуществить отбор документов и составить положенную документацию в связи с уничтожением;
  3. назначение ответственного лица, которое донесет до перечисленных сотрудников о том, что они назначены членами экспертной комиссии.

После утверждения приказ регистрируется как распорядительный бланк по основной деятельности компании. Со всех членов комиссии следует собрать ознакомительные подписи.

В процессе выполнения обязанностей, прописанных в приказе о создании, члены экспертной комиссии составляют следующие документы:

  • акт об уничтожении документов (акт о выделении к уничтожению) — перечисляются реквизиты бумаг, отобранных в результате проведенной экспертизы;
  • накладная на передачу документов для уничтожения специализированной компании, если процедура будет проводиться сторонним специалистом.

Составленный акт подписывают все члены экспертной комиссии.

Образец приказа о создании экспертной комиссии по уничтожению документов — .

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *