Печать на 6 НДФЛ

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

Постановлением от 01.02.2016 N 83п правление ПФ утвердило форму «Сведения о застрахованных лицах». Документ зарегистрирован в Минюсте 18 февраля.

Новая форма отчетности будет называться СЗВ-М. Напомним, обязанность ежемесячно сдавать в ПФ сведения о работниках установлена федеральным законом 29 декабря 2015 г. N 385-ФЗ. Впервые такой отчет надо сдать до 10 мая 2016 года (за апрель). За непредставление этих сведений предусмотрен штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

В отчете надо будет указывать регистрационный номер страхователя в ПФ, краткое наименование, а также ИНН/КПП работодателя. Вписывается год и месяц, за который надо представить сведения. Также надо будет вписать тип формы — исходная за отчетный месяц, дополняющая, отменяющая. В таблицу будут вписываться ФИО работающих, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН. Последний будет указываться при наличии его у физлица.

Сведения подаются как в отношении лиц, работавших в отчетном месяце по трудовым договорам (в том числе и тех, с кем такие договоры в отчетном месяце расторгнуты), так и в отношении лиц, с которыми имеются гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры от отчуждении исключительного права, лицензионные договоры.

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ

В Письме от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ ФНС еще раз остановилась на вопросах, которые могут возникнуть при заполнении формы 6-НДФЛ.

Обязанность налоговых агентов представлять данный расчет корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ. При этом российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Крупнейшие налогоплательщики, имеющие обособленные подразделения, заполняют 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представляют его, в том числе, в отношении работников этих обособленных подразделений, в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.

6-НДФЛ надо сдавать за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, напомнила ФНС. Расчет заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК.

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, используемым для заполнения справок 2-НДФЛ. Добавим, что полей для указания данных кодов в форме 6-НДФЛ не предусмотрено.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 4 статьи 226 НК налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Таким образом, в случае если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то операция отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты работникам в 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.03.2016;
  • по строке 110 — 05.04.2016;
  • по строке 120 — 06.04.2016;
  • по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

В аналогичном порядке отражаются операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом календарном году. Например, зарплата за декабрь 2015 года выплачена 12.01.2016, в этом случае данная операция в разделе 1 расчета 6-НДФЛ не отражается, а в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года отражается следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.12.2015;
  • по строке 110 — 12.01.2016;
  • по строке 120 — 13.01.2016;
  • по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

Если работнику сумма оплаты отпуска за март 2016 года выплачена 5 апреля, то данная операция отражается в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 05.04.2016;
  • по строке 110 — 05.04.2016;
  • по строке 120 — 30.04.2016;
  • по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

О хранении электронных документов

Описание ситуации:

В газете «Учет налоги и право» была опубликована статья, в которой были даны следующие рекомендации по хранению электронных документов:

1) Хранение электронных документов должно быть организовано в электронном виде.

2) При организации хранения электронных документов рекомендовано придерживаться правил, указанных в приказе Минкультуры России от 31.03.15 г. № 526.

Вопрос 1:

Существуют ли какие-либо правила хранения электронной «первички» в организации?

Ответ:

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Пунктом 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Согласно п. 3 Информации Минфина России № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков» до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:

— Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее — Положение о документах и документообороте);

— Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Приказ № 526).

Так, порядок хранения документов бухгалтерского учета установлен в п.п. п. п. 6.1 — 6.4 Положения о документах и документообороте. Первичные документы подлежат обязательной передаче в архив, до передачи их в архив предприятия, учреждения документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Схожие правила установлены и Приказом Минкультуры России № 526. Так, согласно п. 2.1 Приказа № 526 документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Пунктом 2.3 Приказа № 526 установлено, что часть документального фонда, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания (п. 2.16 Приказа № 526).

Данным Приказом также установлены требования к архивохранилищам и порядок учета архивных документов (разделы II и III Приказа № 526). В частности, правила хранения электронных документов, их учет и порядок комплектования архива электронными документами прописаны в п.п. 2.30 – 2.33, 2.35, 2.39 – 2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Приказа № 526.

Таким образом, на сегодняшний момент при хранении первичных документов в электронном виде следует руководствоваться Положением о документах и документообороте (в части, не противоречащей более поздним нормативным актам) и Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Вопрос 2:

Нужно ли в электронном виде каким-нибудь образом хранить файлы с первичкой + ЭЦП?

Ответ:

Единицей хранения электронных документов является электронное дело (п. 3.3 Приказа № 526).

Обязательные требования к хранению электронных документов установлены п. 2.30 Приказа № 526:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. При этом не реже одного раза в 5 лет должны проводиться технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. В случае изменения версий программного обеспечения, форматов производится перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы. Перезапись также проводится, если выявлены изменения физического состояния носителей электронных документов или ухудшения воспроизводимости электронных документов.

Алгоритм передачи электронных документов в архив организации определен в п. 4.34 Приказа № 526. Электронные документы передаются в архив на физически обособленных материальных носителях в двух идентичных экземплярах (рабочий и основной).

Также при приеме в архив электронных документов проводятся следующие операции:

  • формируется в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
  • составляется опись электронных дел, документов структурного подразделения (приложения №№ 17, 18 Приказа № 526);
  • архив организации проверяет электронные документы на наличие вредоносных компьютерных программ;
  • проводится проверка воспроизводимости электронных документов;
  • проводится проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);
  • проверяется подлинность электронной подписи, которой подписан электронный документ.

При приеме электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях в конце описи электронных дел, документов оформляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Данная запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы.

При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

Согласно подп. 7 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ обязательным реквизитом первичного документа являются подписи лиц, совершивших сделку либо ответственных за ее оформление, либо за оформление свершившегося события.

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связанная с ней и используемая для определения лица, подписывающего информацию.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключением является случай, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Если документ должен быть заверен печатью, то электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов).

Следовательно, составленные в электронном виде первичные документы или пакет документов подписываются электронной подписью. Первичный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе. При передаче в архив электронные документы передаются вместе с ЭЦП. Также при передаче в архив электронные дела подписываются ЭЦП руководителя или уполномоченного лица.

Таким образом, электронная первичная документация хранится в электронном виде на физических носителях. Данные файлы включают в себя контент и метаданные электронного документа, файлы ЭЦП и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

Вопрос 3:

Можно ли первичные документы хранить только в электронном виде?

Ответ:

Как отмечалось при ответе на вопрос 1, первичные документы могут быть составлены на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. Следовательно, организация самостоятельно выбирает в каком виде должны составляться документы: только на бумажном носителе, только в электронном виде, совмещение бумажного и электронного документооборота.

Следовательно, если документы составлены в электронном виде, то они подлежат хранению также в электронном виде.

Минфин России в Письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 отмечает, что

хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, первичные электронные документы могут храниться только в электронном виде, без их распечатки на бумажном носителе.

Вопрос 4:

В каком виде при проверках выездных и камеральных нужно будет предоставлять электронную первичку? Нужно ли ее будет распечатывать?

Ответ:

Пунктом 2 ст. 93 НК РФ предусмотрено, что истребуемые при проведении налоговых проверок документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. В случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Следовательно, налогоплательщик вправе передавать налоговому органу документы в электронном виде по ТКС. При этом они должны быть составлены по форматам, установленным ФНС России.

На сегодняшний день установлены следующие форматы:

  • счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
  • документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
  • документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).

Также являются рекомендованными электронные форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг), утвержденные Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

В случае, если первичные документы составлены не по форматам, утвержденным ФНС России, то при проведении камеральных и выездных проверок налогоплательщик должен представить данные документы на бумажных носителях в виде заверенных копий, поскольку абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ установлено, что представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

На данный факт обращают внимание и контролирующие органы (см. Письма ФНС России от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304, 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, Письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

При этом хотелось бы отметить, что некоторые документы налогоплательщик вправе представить в налоговый орган в виде скан-образов. К таким документам относятся: договор (соглашение, контракт); спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости); акт приемки-сдачи работ (услуг); счет-фактура, в том числе корректировочный; грузовая таможенная декларация/транзитная декларация и др.

Формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, утвержден Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ (таблица 4.9 данного Приказа).

Таким образом, если электронные первичные документы составлены по форматам, утвержденным ФНС России, то при проведении камеральных и выездных налоговых проверок они представляются также в электронном виде.

В случае, если документы составлены по другим форматам, то они при проведении проверок распечатываются и представляются налоговому органу в виде заверенных копий.

В некоторых случаях допустимо представление налоговому органу т.н. электронных скан-образов документов.

Вопрос 5:

Можно ли вести налоговые регистры и все расчеты только в электронном виде? Каким образом нужно организовать подписание данных электронных документов главным бухгалтером?

Ответ:

Согласно ст. 314 НК РФ регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронной форме и (или) любых машинных носителях.

В соответствии с п. 1 ст. 80 НК РФ налоговая декларация – это письменное заявление или заявление налогоплательщика, составленное в электронной форме и переданное по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи или через личный кабинет налогоплательщика, об объектах налогообложения, о полученных доходах и произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, об исчисленной сумме налога и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога.

Следовательно, организация может вести налоговые регистры и составлять налоговые декларации только в электронном виде. Хранение документов, составленных в электронном виде, также может производиться в электронном виде (см. ответ на вопрос 3). В отношении электронных счетов-фактур Минфин России особо отмечает в Письме от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259:

счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

При представлении налоговой декларации в электронном виде в налоговый орган налогоплательщик не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе и должен обеспечить хранение ее в электронном виде в установленном порядке (п.п. 6, 7 раздела I Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по ТКС, утв. Приказом МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169).

Таким образом, налоговые регистры и налоговые декларации, составленные в электронном виде, могут храниться также в электронном виде.

При этом стоит учитывать, что документ в электронной форме приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если он подписан электронной подписью. Законом № 63-ФЗ установлены три вида электронных подписей: простая электронная подпись, квалифицированная электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись.

Так, например, электронный счет-фактура, составленный по утвержденному ФНС формату, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ).

Налоговое законодательство не устанавливает каких-либо требований к подписанию налоговых регистров, за исключением электронных счетов-фактур, усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ранее финансовое ведомство считало, что документ может подтверждать расходы для целей налогообложения прибыли, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (Письма Минфин России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710). В последнее время позиция Минфина РФ изменилась и теперь контролирующие органы признают правомерность подписания электронных документов простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрена такая возможность (см. Письма ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@, от 17.01.2014 № ПА-4-6/489, Письма Минфина России от 02.06.2015 № 03-01-13/01/31906, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Относительно подписания налоговых регистров главным бухгалтером хотелось бы отметить следующее.

Законодательство не предусматривает обязательность подписания электронных документов, в т.ч. регистров, главным бухгалтером. Регистры подписываются лицами, ответственными за их ведение. Данное справедливо как для электронных регистров бухгалтерского учета (подп. 7 п. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ), так и для электронных регистров налогового учета (ст. 314 НК РФ). Так, в соответствии с абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура в электронном виде подписывается руководителем организации либо иными лицами, уполномоченными на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью организации. Иными словами, для электронного счета-фактуры вполне достаточно подписи одного лица. Кроме того, в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Следовательно, главный бухгалтер подписывает электронные документы и регистры только в том случае, если он является лицом, ответственным за их ведение.

Таким образом, налоговые регистры могут вестись организацией только в электронном виде. При этом они должны быть подписаны электронной подписью лиц, ответственных за их ведение.

Источник: ГК «Налоги и финансовое право»

Прошлые выпуски:

  • Выпуск №147 от 9 Февраля 2016 года Отпуск до 1,5 лет для бабушки
  • Выпуск №146 от 2 Февраля 2016 года Новые формы отчетности от ПФР
  • Выпуск №145 от 26 Января 2016 года Бесплатная раздача рекламных материалов: что с НДС?

Или смотрите архив

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *