Бухгалтерский учет в такси

Расходы на такси в командировке

Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы, их можно учесть в составе командировочных расходов (письма Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720, от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 14.06.13 № 03-03-06/1/22223, см. «Минфин напомнил, как подтвердить затраты на такси, произведенные работником во время командировки»).

Несколько сложнее обстоит ситуация с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ не относит такие расходы к числу командировочных. Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). А на основании статьи 168 Трудового кодекса РФ возмещению подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя. Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси, которые работник понес во время командировки, должны быть ему компенсированы. В целях применения ТК РФ это будут именно расходы, связанные с командировкой. И нет никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения.

Следовательно, расходы на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы. Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720. В нем как раз был рассмотрен вопрос учета расходов на такси, которым работник воспользовался в месте командировки. По мнению авторов этого письма, такие затраты учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии их экономической обоснованности.

Завершая рассмотрение этого блока ситуаций, заметим, что компании на общей системе налогообложения могут учесть расходы на такси в месте командировки также на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Такое право им дает пункт 4 статьи 252 НК РФ. Согласно этой норме, если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он учтет такие затраты.

Готовьте, проверяйте и сдавайте через интернет отчетность по налогу на прибыль

А вот у плательщиков единого налога по УСН подобной возможности для маневра нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками» при определении объекта налогообложения, является закрытым (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Командировочные расходы списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Иного основания для учета таких расходов в налоговой базе по УСН подобрать не удастся.
В любом случае и компаниям на УСН, и тем, кто применяет ОСНО, можно рекомендовать включить положение о порядке учета данных расходов в учетную политику для целей налогообложения.

Ведите учет, готовьте и сдавайте отчетность по УСН

Расходы на такси в служебных целях по месту нахождения

Следующий блок ситуаций, когда перед организацией возникает вопрос об учете расходов на такси, — это использование данного вида транспорта для служебных поездок работников. Здесь на помощь придут разъяснения Минфина России, приведенные в письме от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839. В нем сказано, что организации могут использовать такси в качестве служебного транспорта. В этом случае затраты, связанные с перевозкой работников в корпоративных целях службами такси, можно учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта (конечно, при выполнении требований статьи 252 НК РФ).

Плательщики единого налога по УСН также могут списать затраты на перевозку работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. Данные затраты «пройдут» на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Вне зависимости от того, какой режим налогообложения применяет организация, мы рекомендуем документально зафиксировать тот факт, что в качестве служебного транспорта используется такси. Это можно сделать соответствующим распорядительным документом организации (приказом или распоряжением руководителя). В нем также следует прописать порядок действия работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т.п.).

Есть и второй вариант учета данных затрат. Согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ, в расходы на оплату труда включаются любые виды расходов, произведенных в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. В то же время, в пункте 26 статьи 270 НК РФ сказано, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Однако это правило не действует в отношении сумм, которые включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, а также случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как следует из разъяснений, содержащихся в письме Минфина России от 27.11.15 № 03-03-06/1/69181, при расчете налога на прибыль организации вправе учесть расходы, связанные с перевозкой работников службами такси. Но при соблюдении следующих условий: данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. (См. «Минфин сообщил, в каком случае расходы на такси для работников уменьшают налогооблагаемую прибыль»).

Таким образом, организация вправе учесть затраты на услуги такси в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ), если выполняются указанные выше условия. В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми договорами. Поскольку правила статьи 255 НК РФ действуют и при определении объекта налогообложения по УСН, все вышесказанное актуально и для налогоплательщиков, применяющих этот спецрежим (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Но при таком подходе к учету рассматриваемых затрат надо быть готовыми к возможным претензиям налоговиков в части начисления НДФЛ и страховых взносов. Поэтому мы рекомендуем учитывать затраты на такси для служебных поездок по первому варианту, то есть как расходы на содержание служебного транспорта. При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.

Рассчитывайте зарплату, взносы и НДФЛ в веб-сервисе

В отпуск на такси

И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае?
Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
При этом согласно статьей 325 ТК РФ, организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона.
«Северные» организации, не финансируемые из бюджета, принимают решение об оплате работникам проезда к месту проведения отпуска и обратно самостоятельно. Такое решение нужно закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения первичных профсоюзных организаций, и (или) трудовых договорах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). И в этом случае закон не запрещает работодателям оплачивать услуги такси. А значит, такие организации вправе предусмотреть в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок компенсации расходов работников на проезд к месту проведения отпуска и обратно при использовании различных видов транспорта, в том числе такси.

Теперь обратимся к положениям Налогового кодекса. Если организация не финансируется из бюджета, то затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников «северных» организаций) учитываются в составе расходов на оплату труда в порядке, предусмотренном работодателем. Об этом сказано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Как видим, данная статья не содержит положений, запрещающих «северным» организациям учитывать расходы на такси для проезда работников в отпуск и обратно.
Таким образом, коммерческие организации могут списать указанные расходы. Отметим, что такое право есть не только у тех, кто находится на ОСНО, так и у тех, кто применяет УСН, так как в последнем случае расходы на оплату труда также учитываются по правилам статьи 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Но тут надо помнить, что положения статьи 255 НК РФ применяются с учетом положения статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов. Поэтому отнести затраты на оплату проезда в отпуск на такси в расходную часть налоговой базы можно только при условии экономической обоснованности таких затрат. Это правило актуально как для общей системы налогообложения, так и для УСН, поскольку положения статьи 252 НК РФ распространяются и на «упрощенщиков» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документальное подтверждение расходов на такси

Отдельно остановимся на вопросе документального подтверждения затрат на такси. Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ. И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.09 № 112). Согласно пункту 111 этих Правил, перевозка в такси оформляется кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать следующие данные: наименование «Квитанция на оплату пользования легковым такси», серию и номер, отпечатанные типографским способом; наименование фрахтовщика; дату выдачи квитанции на оплату; стоимость пользования легковым такси (цифрами и прописью). Если плата берется на основании тарифов за расстояние перевозки и (или) время пользования легковым такси, указываются также показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования легковым такси; ФИО и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов. В квитанции на оплату такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозки пассажиров и багажа.

Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека или квитанции, оформленной в указанном выше порядке, не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.

Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы. При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.

Требования к водителям и автомобилям в службе такси

Основные требования для такси- оборудование опознавательными знаками «шашками» на боковой поверхности кузова, а также на крыше такси должен быть опознавательный фонарь оранжевого цвета. За отсутствие опознавательных знаков согласно п.3 статьи 11.14.1 КоАП на водителя налагается штраф в размере 3000 рублей, а на ИП – 10000 руб, а за незаконное нанесение опознавательных знаков физическому лицу — 2500 руб., ИП – 20000 рублей штрафа.

Общий водительский стаж должен быть не менее трех лет. В обязательном порядке водитель должен проходит медицинское освидетельствование, процедура на самом деле является формальной, но отметка в путевом листе должна быть обязательна. В сущности такую услугу ИП могут оказывать диспетчерские службы. Также перед рейсом нужно проверять техническое состояние автомобиля, делая соответствующую отметку в путевом листе. Читайте также статью: → «Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения, бланк».

Такси должно иметь оборудование- таксометр, в случае если стоимость поездок фиксированная, то установка оборудования не обязательна. Оплата за услуги такси может быть осуществлена наличным и безналичным способом. При расчете с клиентом нужно будет выдать квитанцию об оплате за услуги такси, в ней указываются данные о перевозчике, дате, стоимости услуге, имя сотрудника, сделавшего расчет, несоблюдение этих требований приводит к штрафам. Технический осмотр транспорта для ИП должен осуществляться не менее двух раз в год.

В салоне такси должна быть следующая информация:

  • о перевозчике (ИНН, ОГРНИП, ФИО- регистрационные данные), о водителе с его фотографией.
  • о правилах перевозки в режиме такси.
  • о разрешении на осуществление деятельности.
  • о надзорном органе, который принимает обращения пассажиров, и его местонахождение.

Водитель должен иметь с собой документы:

  • страховка ОСАГО, с пометкой «Для такси»
  • талон техосмотра, или диагностической карты
  • путевой лист, с отметкой о прохождении медицинского осмотра.

В страховом полисе должно быть указано, что транспортное средство используется как такси, для того, чтобы мы могли получить выплаты страховой премии в случае ДТП. При диагностике автомобиля должна быть выдана диагностическая карта, которую нужно хранить в течение срока действия талона техосмотра, он является бланком строгой отчетности, который имеет свой номер, и этот бланк пригодится для возмещения страховой выплаты.

Режим ЕНВД для организаций службы такси

Только в том случае, если деятельность легкового такси попадает под ЕНВД, можно выбрать этот режим налогооблажения. Наиболее удобным и выгодным режимом налогооблажения является ЕНВД и УСН. При ЕНВД ИП может использовать не более 20 автомобилей, которые находятся в собственности внеменщика или с оформленным правом владения.

Для регистрации ИП нужно встать на учет в ИФНС по месту нахождения организации или же по месту жительства индивидуального предпринимателя (ИП).

Физическим показателем является количество посадочных мест для расчета ЕНВД. При расчете учитывают только используемые для перевозки пассажиров автомобили, в учет не берут те автомобили, что находятся в ремонте и используются для личных нужд- все это нужно подтвердить документально. Читайте также статью: → «Особенности расчета налогов ЕНВД для пассажирских перевозок».

Рассчитывается налог следующим образом:

ЕНВД= БД*Кпм*К1*К2*15%,

  • где БД- базовая доходность, равная 1500 руб. с одного посадочного места,
  • Кпм — количество посадочных мест , без водителя,
  • К1, — коэффициент дефлятор,составляющий в 2015 и 2016 годах одну и ту же величину 1,798
  • К2- коэффициент, корректирующий базовую доходность (его устанавливают местные власти)
  • 15%- налоговая ставка.

Естественно, если данные для расчета в каждом месяце квартала были одинаковы, то сумму налога по этой формуле умножаем на 3. Например, налог при использовании одного автомобиля с 4 посадочными местами при К2=1 будет составлять:

ЕНВД=3х(1500х4х1,798х1х15%)=4854,60 рублей

Эту сумму можно уменьшить на 50% – на выплаченные страховые взносы и больничные. ЕНВД в 2018 году возможно будет отменен, альтернативой ему станет УСН на основе патента.ЕНВД должна просуществовать до 2021 года. Уже существуют регионы, где ЕНВД вообще не применяется.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухгалтерский учет в службах такси

Бухгалтерский учет должны вести все организации, за исключением ИП. Руководители фирм или организаций должны возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или заключить договор на оказание услуг по бухучету. Все организации должны вести годовую отчетность- баланс, отчет о финансовых результатах и приложений. Квартальную отчетность в 2017 году сдавать не будет нужно. В 2017 году изменились коэффициенты-дефляторы, которые увеличили размеры налогов по торговому сбору — 1,237. по ЕНВД коэффициент -дефлятор равен 1,798, а для УСН коэффициент-дефлятор увеличился до 1,425 и лимиты на него умножать не нужно до 1 января 2021 года.

Ведение бухучета такси основано на первичной документации, любой хозяйственный факт: закупка ГСМ, аренда или покупка автомобиля подлежит учету в соответствии с учетной политикой организации. Первичные документы должны содержать установленный набор реквизитов: наименование документа, дата составления, наименование организации или лица составляющего данный документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина денежного выражения; наименование должности и имена ответственных за оформление документов.

В бухгалтерском учете для такси используют специальные программы для его учета. Для малых организаций закон предусматривает послабления — им не нужно вести стандартные регистры с двойной записью счетов, если хозяйственных операций менее 30 в месяц достаточно вести книгу учета (где отражаются все данные). Далее формируется бухгалтерский баланс, в который входят:

  • выручка (сведения об обороте организации),
  • расходы (затраты, связанные с производственной деятельностью и себестоимость продаж),
  • проценты к уплате (за возможные кредиты и займы),
  • прочие доходы (средства, полученные от неосновной деятельности),
  • расходы внереализационной деятельности (косвенно связанные с основной деятельностью),
  • налоги в бюджет.

Для других — более крупных организаций бухгалтерский баланс должен содержать подробную информацию обо всех операциях (поступления, траты, имущество и т.д.). Бухгалтерский баланс нужно сдать в налоговую до 31 марта года, следующего за отчетным. Ошибки допущенные в отчетности могут привести к штрафам и проверкам. Ответственные лица могут понести административное наказание. Читайте также статью: → «Бухгалтерский баланс: бланк, заполнение».

Отчетность и чеки в службах такси

В скором времени,с 1 февраля 2017 года, вступает в силу закон «О применении контрольно кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов», который обязывает всех юридических лиц и ИП выдавать пассажирам чеки, об оплате или же бланки строгой отчетности, установленной формы. Контрольно-кассовую технику служба такси обязана будет приобрести. Это может быть простая модель с несколькими режимами и просто программа в смартфоне, установка таксометра обязательна в том случае, если стоимость поездки зависит от фактического километража поездки (или времени)и не является фиксированной тарифом.

Новые контрольно-кассовые машины (ККМ) должны будут обязательно оснащены возможностью подключения к интернет, что позволит передавать данные в ФНС сразу после факта оплаты. За что ККМ получила название «онлайн -кассы». Владельцам такси придется модернизировать старую технику. В то время как, до 1 июля 2018 года ИП и организации, работающие по системе ЕНВД и патентной системе, смогут выдавать блак строгой отчетности, но в дальнейшем должны перейти на автоматизированную систему, пересылающую данные о каждой покупке оператору.

Новая система позволит контролировать все факты продаж в режиме реального времени, каждому покупателю будут доступны все собственные чеки. Причем данные сразу не будут передаватьсяв налоговую инспекцию, они будут передаваться через оператора фискальных данных, который будет заниматься сбором данных о продажах и чеках. В этом случае каждой организации придется заключать договор с операторами фискальных данных и вести личный кабинет на сайте налоговой, через который будет вестись онлайн-касса, в этом случае отпадет необходимость возить ККМ в налоговую инспекцию, ведь регистрация будет происходить удаленно.

В удостоверяющем центре аккредитации Министерства коммуникации и связи РФ нужно будет приобрести электронную подпись для регистрации онлайн кассы, приготовив следующие документы: для ИП это паспорт и СНИЛС, а для других организаций — учредительные документы устав, договор), выписку из ЕГРЮЛ,) свидетельство о поставке на учет в НС.

Особенности ведения учета в организациях

При расчете ЕНВД нужно обращать внимание на коэффициенты-дефляторы, так как они могут быть изменены, что может привести к недоимки налога. Для ведения учета организации можно привлечь грамотного специалиста, причем объектами учета являются активы и пассивы организации, каждая хозяйственная операция должна отражаться по счетам бухгалтерского учета.

Учет организаций подлежит внутреннему и внешнему контролю. Индивидуальные предприниматели вправе при ЕНВД не устанавливать ККМ и не применять бланки строгой отчетности, то есть вести бухучет. ИП работающий по ЕНВД по первому требованию госорганов должен предоставить документы на право использования ЕНВД, так что следует сохранять всю документацию подтверждающую выполнение агентских обязательств.

Многие предприниматели используют обычную школьную тетрадь для ведения физического показателя – для розничной торговли это площадь торгового зала для демонстрации товаров, для бытовых услуг -число наемных работников, для услуг по хранению авто — площадь автостоянки, для перевозок пассажиров -количество посадочных мест.

Крайне важно сохранять подтверждающие документы это договор аренды или свидетельство о праве собственности, регулярные расчеты среднемесячного числа работников и т.д.

Налоговики часто требуют от ИП Книгу учета доходов и расходов, это незаконно, так как ИП вправе не вести данную форму. Закон не освобождает ИП от учета, связанного с выплатой заработной платы, он обязан отчитываться во внебюджетные фонды, подавать сведения о доходах в НИ. Расчет зарплаты и ведение карточек по страховым взносам в обязательном порядке оформляется документально и впоследствиии все это хранится в архивах.

Декларация ЕНВД включает в себя титульник и три раздела. В ней указывается наименование организации, ИНН, адрес, ФИО руководителя, виды деятельности и адреса ее ведения, количество физического показателя и значение базовой доходности, коэффициентов-дефляторов К1 и К2 , это все исходные данные на основе которых исчисляется квартальная сумма налока, которая уплачивается в бюджет. Если у ИП отсутствуют наемные работники, он вправе вычесть из суммы налога размер страховых взносов уплаченных за себя, если имеется наемный труд, то можно уменьшить сумму налога на величину взносов за сотрудников, но не более 50%.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *